Implementación de controles informáticos en Centro de Información del Tecnológico La Laguna
Autores: Jesús Fraire Espitia, Iscander Armando Ramírez Castañeda, María Luisa Marín Monreal, Claudio César Pedroza Sifuentes, Armando Ruiz Arroyo
Resumen
Frente a la necesidad de estandarizar actividades en un área administrativa, además de garantizar que el personal involucrado en los servicios a usuarios en el Centro de Información del Instituto Tecnológico de La Laguna obtenga información oportuna y adecuada, se propuso crear, diseñar e implementar un sistema con la herramienta informática Excel, para mejorar los controles y registros diarios de la biblioteca de la institución. Como resultado de la implementación, hubo una disminución de los tiempos para el manejo de los datos de los usuarios, dado que los registros, consultas y estadísticas se actualizaban desde el momento en que se ingresaba un dato; lo anterior, también permitió que el personal implicado mejorara la calidad de atención en sus servicios. Dicho proyecto se centró en las tareas de la Oficina de Servicios a Usuarios, impactando de manera directa en dos de sus responsabilidades, referidas al diseño y aplicación de mecanismos de préstamos y recuperación del material bibliográfico, así como el implementar y mantener actualizados sistemas para el control de los materiales existentes. La limitación más recurrente, fue del tipo tecnológica, ya que, al trabajar con equipos de cómputo de características diferentes, variaron el correcto funcionamiento en la implementación del sistema informático. Otra implicación tuvo que ver con la actualización en licencia o versiones de software, lo que influyó en la utilización adecuada de lo trabajado. La realización de este proyecto significó para el personal del Centro de Información, la obtención de mejores resultados al contar con controles y datos estadísticos más eficientes en la operación diaria de la información, concluyendo que dio paso a mejorar la toma de decisiones estratégicas en beneficio de toda un área administrativa de servicios. Finalmente, hay que mencionar que la metodología utilizada fue la de fases de la gestión de proyectos de la guía Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) del Project Management Institute (PMI).